Nhân Viên Hành Chính Làm Những Gì

Nhân viên hành chính văn phòng là gì? Nhân viên văn phòng phải làm những gì? Hãy cùng Kỹ Năng CB theo dõi bài viết dưới đây để nắm được vị trí nhân viên hành chính văn phòng trong doanh nghiệp.

Mục Tiêu Nghề Nghiệp Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

Mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên hành chính văn phòng là quản lý và hỗ trợ hoạt động của văn phòng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Một số mục tiêu nghề nghiệp cụ thể cho nhân viên hành chính văn phòng có thể bao gồm:

Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Học Ngành Gì?

Không có một ngành học cụ thể nào là bắt buộc cho việc trở thành một nhân viên hành chính văn phòng. Tuy nhiên, nhiều công ty và tổ chức đề nghị ứng viên sở hữu bằng cấp tương đương hoặc kinh nghiệm tương đương trong lĩnh vực liên quan đến quản lý văn phòng hoặc các lĩnh vực khác như kế toán, marketing, quản lý nhân sự và quản lý dự án.

Một số ngành học có thể giúp bạn trang bị những kỹ năng và kiến thức cần thiết để làm việc như một nhân viên hành chính văn phòng bao gồm:

Ngoài ra, có rất nhiều khóa đào tạo và chứng chỉ cấp phù hợp với công việc của nhân viên hành chính văn phòng, giúp cải thiện kỹ năng mềm và các kỹ năng chuyên môn, từ đó nâng cao cơ hội nghề nghiệp của bạn trong lĩnh vực này.

Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Là Gì?

Nhân viên hành chính văn phòng (hoặc nhân viên quản trị văn phòng) được hiểu là là một nhân viên của một công ty hoặc tổ chức, chịu trách nhiệm trong việc quản lý hoạt động hành chính của văn phòng.

Các nhiệm vụ của nhân viên hành chính ăn phòng có thể bao gồm quản lý tài liệu, trả lời điện thoại, lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện và họ còn có thể tham gia vào việc thực hiện các hoạt động kế toán hoặc nhân sự.

“Nhân viên hành chính văn phòng” trong tiếng Anh được gọi là “Office Administrative Assistant” hoặc đơn giản là “Administrative Assistant”.

Xem thêm: Quản trị Hành chính văn phòng là gì?

Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Nhân viên hành chính nhân sự là những người đảm nhận các công việc liên quan đến quản lý và điều phối các hoạt động hành chính cũng như nhân sự trong một tổ chức hoặc công ty. Họ có nhiệm vụ quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của công ty bằng cách kết nối giữa "hành chính" và "nhân sự". Cụ thể, họ thực hiện các công việc như:

- Quản lý tài sản và thiết bị: đảm bảo rằng tất cả tài sản và thiết bị của công ty được quản lý và bảo dưỡng đúng cách.

- Quản lý văn kiện và hồ sơ: lưu trữ và cập nhật các văn kiện, hồ sơ nhân sự, và giấy tờ liên quan đến công ty.

- Xử lý bảng lương: tính toán và phân phối lương thưởng cho nhân viên.

- Hỗ trợ công tác lễ tân: hỗ trợ trong việc tiếp đón khách hàng và tổ chức các sự kiện nội bộ.

- Phát triển và đào tạo nhân sự: tổ chức các chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên.

Ngoài ra, họ còn giúp điều phối công việc và tạo một môi trường làm việc thoải mái và tốt nhất cho tất cả nhân viên, hỗ trợ cho các quyền lợi của nhân viên công ty. Họ cũng có thể tham gia vào các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, và quản lý lương thưởng phúc lợi. Nhân viên hành chính nhân sự là vị trí quan trọng không thể thiếu trong những công ty, doanh nghiệp.

Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Kỹ năng cần thiết để làm nhân viên hành chính nhân sự là gì? (Hình từ Internet)

Yêu Cầu và Kỹ Năng Cần Thiết

Kỹ Năng Mềm: Giao tiếp hiệu quả Quản lý thời gian Khả năng làm việc độc lập Kỹ năng giải quyết vấn đề Tư duy tổ chức và sắp xếp

Kỹ Năng Chuyên Môn: Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý văn phòng Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính Hiểu biết về quy trình ISO trong văn phòng

Mức lương trung bình theo kinh nghiệm: Mới ra trường: 7-9 triệu đồng/tháng 1-3 năm kinh nghiệm: 9-12 triệu đồng/tháng 3-5 năm kinh nghiệm: 12-18 triệu đồng/tháng Trên 5 năm kinh nghiệm: 18-25 triệu đồng/tháng Cấp quản lý: 25-40 triệu đồng/tháng

Công tác tuyển dụng và đào tạo

Việc tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng nhân sự, lập kế các hoạch tuyển dụng nhân sự, cũng như triển khai các kế hoạch đó là do bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm xử lí. Đây là một trong số những vai trò quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong một doanh nghiệp, giúp thu hút được những talent (nhân tài) tiềm năng về cho doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận cũng phụ trách về đào tạo các kiến thức cơ bản về doanh nghiệp như các quy định, nội quy, hợp đồng,…cho người mới vào, cũng như sắp xếp các lớp đào tạo kỹ thuật chuyên môn, nâng cao tay nghề cho người người đã làm việc được một thời gian.

Công tác hành chính tưởng dễ nhưng nếu làm một cách nghiêm túc cần nhiều kiến thức nghiệp vụ, tư duy trong công việc. Ví dụ đơn giản: việc mua văn phòng phẩm trong công ty bạn nghĩ là cứ đặt mua rồi bàn giao cho từng người, hết lại mua. Tuy nhiên thực tế thì không phải sẽ có các mẫu biểu phân bố về nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban, từng bộ phận là bao nhiêu và đề xuất mua, sau đó liên hệ với các bên cung cấp làm báo giá chờ duyệt khi được duyệt sẽ tiến hành mua. Văn phòng phầm nhập về cần tiến hành làm thủ tục bàn giao cho các phòng ban.

Làm sao để tránh tình trạng nhân viên sử dụng không giữ đồ, làm mất hoặc chuộc lợi cá nhân sẽ cần có định biên sử dụng từng thiết bị văn phòng phẩm cho mỗi người là bao nhiêu, trong khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp các bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết cách làm và cung cấp những mẫu form biểu cần thiết có thể sử dụng ngay trong công việc.

Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhân Viên Hành Chính

Câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính nhân sự bằng tiếng anh

Kinh nghiệm phỏng vấn nhân viên hành chính

Kỹ năng cần thiết để làm nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự giỏi, bạn cần phải có một bộ kỹ năng đa dạng và phong phú. Dưới đây là một số kỹ năng cần thiết cho công việc này:

Giao tiếp là kỹ năng quan trọng nhất trong hành chính nhân sự. Bạn cần có khả năng giao tiếp rõ ràng, hiệu quả cả bằng lời nói và viết. Điều này bao gồm việc truyền đạt thông tin đến nhân viên, quản lý, và các bên liên quan khác một cách dễ hiểu và chính xác.

- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

Trong hành chính nhân sự, bạn sẽ phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Do đó, khả năng tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả là cực kỳ cần thiết để đảm bảo rằng mọi việc đều được hoàn thành đúng hạn.

Hành chính nhân sự thường xuyên làm việc với các bộ phận khác trong công ty. Vì vậy, khả năng làm việc nhóm và hợp tác với người khác là rất quan trọng để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Bạn sẽ gặp phải nhiều tình huống phức tạp và thách thức trong công việc hành chính nhân sự. Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn xác định, phân tích và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.

Hiểu biết về các quy định pháp lý liên quan đến lao động và việc làm là cần thiết. Bạn cần biết cách áp dụng các quy định này vào thực tiễn để đảm bảo công ty tuân thủ luật lao động.

Trong thời đại số, việc sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự, bảng tính, và các công cụ trực tuyến khác là không thể thiếu. Kỹ năng công nghệ thông tin giúp bạn làm việc hiệu quả và chính xác hơn.

Lắng nghe không chỉ là việc "nghe thấy" mà còn là việc "hiểu được" những gì người khác nói. Trong hành chính nhân sự, kỹ năng lắng nghe giúp bạn hiểu rõ vấn đề của nhân viên và tìm ra giải pháp phù hợp.

- Kỹ năng đào tạo và phát triển

Bạn cần có khả năng xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên và phát triển các chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng và năng lực của họ.

Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và cung cấp phản hồi xây dựng là một phần quan trọng của công việc. Kỹ năng này giúp nhân viên hiểu được điểm mạnh và điểm cần cải thiện.

Xung đột là điều không thể tránh khỏi trong môi trường làm việc. Kỹ năng quản lý xung đột giúp bạn giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả và duy trì một môi trường làm việc hòa bình.

Dự án hành chính nhân sự thường xuyên xuất hiện, từ việc triển khai hệ thống mới đến việc tổ chức sự kiện. Kỹ năng quản lý dự án giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và đảm bảo mục tiêu dự án được hoàn thành.

Trong hành chính nhân sự, việc chú ý đến chi tiết là cực kỳ quan trọng, đặc biệt khi làm việc với hồ sơ, bảng lương và các tài liệu pháp lý.

Môi trường làm việc luôn thay đổi, và kỹ năng thích ứng giúp bạn nhanh chóng điều chỉnh để đáp ứng với những thay đổi đó.

Dù không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng kỹ năng lãnh đạo giúp bạn dẫn dắt nhóm, định hướng và động viên nhân viên.

Trong công việc, đôi khi bạn sẽ phải đối mặt với những tình huống căng thẳng. Kỹ năng quản lý cảm xúc giúp bạn giữ được bình tĩnh và xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp.

Trên đây là một số kỹ năng cần thiết cho công việc hành chính nhân sự. Đây không phải là một danh sách đầy đủ, nhưng nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về những gì bạn cần để thành công trong lĩnh vực này. Mỗi kỹ năng đều có vai trò riêng và cần được phát triển liên tục để đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của công việc.

Hành chính nhân sự là gì? Công việc của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm những gì? chính là những thắc mắc phổ biến về nghiệp vụ này. Nhân viên hành chính nhân sự chỉ những người đảm nhận nhiều vị trí công việc như quản lý hồ sơ, các chế độ người lao động, hỗ trợ tính lương, tuyển dụng,... và hỗ trợ nhân viên giải đáp những thắc mắc liên quan trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

Bộ phận hành chính nhân sự có vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động và tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Vị trí này có mặt từ các công ty nhỏ cho đến các công ty lớn.

Tách nghĩa của từ “Hành chính” và “Nhân sự”, chúng ta có thể dễ dàng hiểu được nhiệm vụ của vị trí này là đảm nhiệm song song hai nhiệm vụ. Một là các công việc liên quan đến lĩnh vực hành chính, hai là đảm nhiệm các công việc liên quan đến việc lưu trữ/xử lý thông tin của nhân viên.

Nếu muốn theo nghề này lâu năm và trở thành chuyên gia, những bước đi đầu tiên chính bắt đầu với vị trí thực tập sinh hoặc nhân viên cấp độ excecutive. Sau quá trình tích lũy kinh nghiệm và kiến thức, bạn có thể thăng tiến lên các vị trí cao cấp hơn như chuyên gia nhân sự hay trở thành một nhà quản lý nhân sự.

Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự bắt đầu từ các công việc như quản lý, giám sát các sự kiện, lên các kế hoạch tổ chức hoạt động văn hóa, văn nghệ cho công ty, lên các kế hoạch tổ chức các hoạt động, kiểm tra và giám sát nhân viên từ đó hoàn thiện bảng tiền lương và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong công ty.